Unser Büro heute und morgen

Unternehmensidentität 16
Corporate Identity 16
Anforderungen an den Menschen im Büro 17
Personelle Anforderungen
Fachkompetenz, Methodenkompetenz, Soziale mieten
Stellenanzeige, Stellenbeschreibung
Zielvereinbarung
Äußeres Erscheinungsbild 20
Umgangsformen
Gespräche
Höflichkeit am Arbeitsplatz
Typ- und anlassgerechte Kleidung
Körperpflege und Hygiene
Büroarbeitsplatz 24
Gesetzliche Grundlagen
Büroräumformen 26
Moderne Büroräumformen 29
Büroausstattung 30
Bürodrehstühle 35
Richtiges Sitzen 33
Arbeitstische 35
Bildschirme 37
Tastatur 38
Vorlagenhalter 39
Arbeitsumgebung
Raumaufteilung und Klima
Licht- und Arbeitsplatzbeleuchtung
Lärm
Farbgestaltung
Pflanzen
Feng-Shui
Strahlungen
Flexible Arbeits- und Raumordnung 44
Arbeitszeitmodelle 51
Belastungen am Arbeitsplatz 53
Physische Belastungen
Psychische Belastungen
Soziale Belastungen
Stress und Stressbewältigung
Gesundheitsvorsorge, Ernährung, Pausengestaltung 58
Übungsvorschläge für Nacken und Rücken 60
Übungsvorschläge für die Augen 60
Wie vermeide ich gesundheitliche Beeinträchtigungen? 61
Öko-Tipps 66
Mindmapping 66

Umweltschutz 69
Woran erkennt man ein umweltfreundliches Produkt?
Umweltfreundliche Büromaterialien
Drucken und Kopieren 73
Abfallbehandlung 76
Getrennte Wertstoffsammlung und Entsorgung im Büro
Umweltfreundliches Büro
Öko-Tipps 78
Projektmethode 79

Zeit- und Selbstmanagement 81

Effektives Zeit- und Selbstmanagement

Regeln
Störungen
Methoden
Pareto-Prinzip
ABC-ANALYSE
ALPEN METHODE
Eisenhower-Prinzip
Teminplanung 88
Terminarten
Hilfsmittel zur Terminüberwachung
Terminkalender
Terminplaner
Terminmappen
Termintafeln
Termineintragungen
Allgemeine Tipps zur Terminplanung und -überwachung
Planung
Überwachung
Terminplanung und Überwachung am PC
Arbeitsplatzorganisation
Ordnung und Sauberkeit am Arbeitsplatz
Die wichtigsten Bürowerkzeuge
Persönliche Posteingangsroutine
Wiedervorlagesysteme
Organisationsmittel für die Wiedervorlage
Wiedervorlagemappe
Hängeregistratur
Akteien
Elektronische Wiedervorlage
Aufgabe bearbeiten
Öko-Tipps 106
Brainstorming 106

Zentrale Postbearbeitung im Unternehmen 108
Arbeitsabläufe beim Posteingang
Postempfang
Zustellung und Abholung
Aussortieren
Öffnen
Digitale Archivierung der Eingangspost
Kontrollieren
Stempeln
Verteilen
Arbeitsabläufe beim Postausgang
Adressieren
Gestaltung der Empfängeranschrift
Zusammentragen
Fällen, Kuvertieren und Schließen
Gebräuchliche Falzarten
Wiegen
Frankieren
Postwertzeichen (Briefmarken)
Internetmarke
Handyporto
Plusbrief
DV-Frankierung
PC-Frankierung mit E-Porto
Frankierservice
Frankiermaschine
Stempelabdruck einer digitalen Frankiermaschine
Poststraße
Postversand 130
Kurier-, Express- und Paketdienste (KEP-Markt)
Gesetze und Vorschriften
Briefe
Briefbeförderung durch Postdienstleister
Die gängigsten Postdienstleistungen im Überblick
Briefbeförderung durch die Deutsche Post AG
Basiswissen der Inlandsbriefe mit möglichen Briefhüllen
Infopost
Infobrief
Infopostmanager
Postwurfsendung
Büchersendung
Blindensendung
Wareneingang
Päckchen und Pakete
Beförderung durch Paketdienstleister
Beförderung durch die Deutsche Post DHL
Online-Frankierung für Pakete und Päckchen
Alternativer Versand und Zustellung von Paketen, Päckchen und Retouren
Schnelle und sichere Beförderung von Sendungen
Express - Dienst
Einschreiben, Eigenhändig, Rückschein, Nachnahme
Postzustellungsauftrag
Vorausverfügungen
Öko-Tipps 148
Methode 6-3-5

Betriebliche und schriftliche Kommunikation 150
Betriebliche Kommunikation
Aufbau einer EDV-ANLAGE
Zentraleinheit
Beispiele unterschiedlicher Speicherkapazität 153
Software
Computernetzwerke
Intranet
Internet
Elektronisches Bürohandbuch 156
Standards
Anordnung der Arbeitsmittel am Arbeitsplatz
Formulare und Checklisten
Ablagenotiz, Bearbeitungsnotiz
Kurzinformationen und Tipps von A bis Z
Infothek
Checklisten erstellen 159

Schriftliche Kommunikation 161
Gestaltungsvorgaben
Corporate Design
Das Firmenlogo
Typografie
Farbe
Gestaltungsrichlinien
DIN 5008
Fußleistenpflicht
Formulare gestalten
Papierformate
Was ist ein Formular?
Formulararten
Gestaltungsgrundsätze
Geschäftspapiere
Der Geschäftsbrief 171
Geschäftsbrief
Die Gestaltung des Geschäftsbrief nach DIN 5008
Faxmitteilung
Kurzmitteilung
E-Mail 179
Aufbau einer E-Mail nach DIN 5008
E-Mail-Kopf
E-Mail-Hauptteil
E-Mail - Schluss
E-Mail-Management
Posteingangsroutine E-Mail
Längere Texte 188
Titelblatt
Inhaltsverzeichnis
Textstruktur - Überschriften
Kopf- und Fußzeilen
Schrift und Beschriftung
Seitenränder
Marginalspalte
Zitate und andere Anmerkungen
Querformat
Diagramme und andere Abbildungen
Weitere Verzeichnisse und Anhänge
Bindemaschine
Rationelle Textverarbeitung 191
Schemabriefe
Serienbriefe
Bausteinbriefe
Personalabteilung 198
Möglichkeiten der Textaufnahme 206
Sprachaufzeichnungen (Phonodiktate)
Regeln für das Phonodiktat
Anweisungen
Konstanten
Diktat Ablauf eines Geschäftsbriefes
Diktiergeräte 210
Öko-Tipps 218
Gruppenpuzzle 219

Drucken, Kopieren, Scannen und Fotografieren 221
Drucker
Nadeldrucker
Tintenstrahldrucker
Laserdrucker
Thermodrucker
PC-Drucker im Überblick
Folgekosten
Software und Drucker
Druckerkauf
Druckoptionen
Scanner
Scannertypen
Leistungsmerkmale
Kopierer
Digitale Kopiergeräte
Datensicherheit
Leistungsmerkmale von Kopierern
Standort der Kopiergeräte
Multifunktionale Geräte
Digitale Kamera
Druckpapier
Recyclingpapiere
Chlorfrei gebleichte Papiere
Fotopapier
Kanbankarte 242
Urheberrechtschutzgesetz 343
Öko-Tipps 245
Kreuzworträtsel 246Informationen beschaffen 249
Printmedien
Elektronische Medien
Suchhilfen
Informationen bewerten
Datenschutz und Datensicherheit 253
Urheberrecht 245
Informationen aufbereiten
Lesen
Datenübetnahme
Dateien konvertieren
Dateien über die Zwischenablage konvertieren
Bilder im Internet suchen und kopieren
Grafikformate 255
Sound und Film
Datenweitergabe und -austausch
PDF-Dateien
Dateien packen und entpacken
Informationen präsentieren
Faktoren des Präsentationserfolgs
Ziele und Zielgruppe
Inhalte
Aufbau einer Präsentation
Medieneinsatz
Übersicht - wie wichtig eine gezielte Visualisierung im Rahmen einer Präsentation ist 262
Regeln für den Medieneinsatz
Präsentationsmedien
Flipchart
Pinnwand
Pinnwand Verwendung der Gestaltungselemente
Tipps zur Beschriftung von Flipcharts und Moderationstafeln
Tageslichtprojektor
Beamer (Datenprojektor) und Laptop
Der Raum
Zeitplanung
Die Präsentatorin/der Präsentator
Allgemeine Gestaltungsregeln für Bildschirmpräsentationen 268
Schrift
Farbeinsatz
Absätze
Layout
Gestaltungsregeln
Bilder
Titelfolie
Organigramme
Diagramme
Tabellen
Animationseffekte für Objekte
Folienübergänge
Sound
Folienmaster
Hinweise für die Durchführung einer Bildschirmpräsentation
Tastenkürzel
Ablaufplanung
Handout
Kopf- und Fußzeilen
Eine Präsentation vorbereiten

Informationen ordnen, verwalten und archivieren 279

Informationen ordnen
Alphabetische Ordnung
Namen natürlicher Personen
Namen juristischer Personen
Orts- und Staatennamen
Numerische Ordnung
Fortlaufende Nummerierung
Dekadische Nummerierung
Alphanumerische Ordnung
Chronologische Ordnung
kaufmännische Heftung
Behördenheftung
Ordnen nach Stichwörtern
Ordnen nach Farben und Symbolen
Registratur
Arbeitsplatzorganisation und Wiedervorlagesysteme
Aktenplan und Informationsstrukturplan
Notwendigkeit der Schriftgutablage
Gesetzliche Gründe
Betriebliche Gründe
Wertstufen
Ablagearten
Loseblatt-Ablage
Geheftete Ablage
Aktenführung
Einzelakte
Sammelakte
Aktei
Aktenortung mithilfe eines Funketiketts
Registraturformen
Standorte
Arbeitsplatzablage
Abteilungsablage (Bereichsablage)
Altablage (Zentralregistratur)
Archiv
Datenschutz durch professionelle Aktenvernichtung
Registraturkosten
Speichermedien 305
Papier
Magnetspeicher
Optische Speicher
CD-ROM
CD-R
CD-R
DVD
Blu-Ray-Disk
Digitale Speichermedien
Mobile Speicherkarten
USB-Stick
Mikrofilm
Dokumentenmanagementsystem 316
Aufgaben
Arbeitsweise
Dokumentenerfassung
Indizieren
Ablegen und Archivieren
Dokumente suchen
Leistungsmerkmale
Vorteile
Datensicherheit 317
Öko-Tipps 319
Lernzirkel 319

Telekommunikation 321
Telekommunikationsnetze
Analoges Netz
ISDN
DSL
Web-Zugang über Fernsehkabel
Mobilfunknetze
WLAN
Satellitentechnik
Telefonieren
Telefonbücher
Kosten für die Wählverbindungen
Anbieterwechsel
Telefonflatrate
Auslandsgespräche
Besondere Dienste im Telefonnetz
Freecall 0800
Service 0180
Service 0900
Telefonapparate
Die wichtigsten Leistungsmerkmale
Zwei Geräte
Rufnummernübermittlung
Rückruf bei Besetzt/Nichtmelden
Anrufweiterschaltung
Dreierkonferenz
Makeln
Anklopfen
Telefonkonferenzen
Anrufbeantworter und Sprachbox
Mobilfunk 351
Die Handy-Etikette 363
Internettelefonie (VoIP)
Vorbereiten und Führen von Telefongesprächen 367
Gesprächsvorbereitung
Gesprächsführung
Amtliche Buchstabiertafel
Zeitfresser Telefon
Fehler, die Sie beim Telefonieren vermeiden sollten
Telefonnotiz 372
Telefax 372
Fragerunde 381
Internet 383
Die einzelnen Teile der Adresse bedeuten 387
Top-Level-Domains und ihre Bedeutung
Eine Homepage einrichten
Mit Suchoptionen gezielt recherchieren
Private Recherche am Arbeitsplatz
Informationsservice aus dem Internet 393
Newsletter
RSS
Sozial Media
Communities
Blogs
Twitter
Wikis
Podcasts
Chats
Instant Messaging
Emoticon
E-Mail - elektronischer Brief 398
E-Mail
E-Postbrief
De-Mail
Online-Banking 403
E-Commerce
Fernabsatzgesetz
Gütesiegel für Online-Shops
E-Learning
Sicherheit im Internet 405
Digitale Signatur
Digitales Wasserzeichen
Unterverlangte Werbepost
Dialerschutz
Virenschutz
Regeln, wie Sie sich vor Viren schützen können 407
Phishing
Multimedia
Gesetzliche Grundlagen
Medienkompetenz
Öko-Tipps 415
Kurzreferat 416

Veranstaltungen 419
Veranstaltungsarten
Kongress
Seminar, Tagung, Lehrgang und Kommission
Besprechung, Meeting und Sitzung
Aussehen einer Besprechungs- und Sitzungsvorbereitung
Anwesenheitslisten
Konferenz
Workshop
Videokonferenz
Roadshow
Messe
Hausmesse
Tag der offenen Tür
Vorbereitung von Veranstaltungen
Checkliste für die Planungsphase einer Veranstaltung
Termin und Teilnehmer
Einladungsschreiben
Checkliste für das Einladungsschreiben
Programm
Rahmenprogramm
Veranstaltungsraum
Geräteausstattung
Durchführung von Veranstaltungen
Nachbereitung von Veranstaltungen
Öko-Tipps 438
Moderationsmethode 438

Geschäftsreisen 439

Allgemeines zur Reiseplanung
Welche Reiserichtlinien gelten für die Reise?
Geschäftsreisen organisieren
Beispiel für einen Reiseantrag
Wer verreist?
Wie lange dauert die Reise?
Warum wird verreist (Reisezweck)?
Reiseplan
Hotelbuchung
Reiseunterlagen
Wahl des geeigneten Verkehrsmittels
Online-Buchungssysteme
Reisen mit dem PKW
Reisen mit der Bahn
Reisen mit dem Flugzeug
Auslandsreisen
Reisekostenabrechnung
Fahrtkosten
Verpflegungsmehraufwendungen
Übernachtungen
Nebenkosten
Abschlussarbeiten
Öko-Tipps 464
Netzwerk 465

Protokolle 467
Aktennotizen
Grundsätzliches zum Protokoll
Protokollarten
Wortprotokoll
Verlaufsprotokoll
Kurzprotokoll
Ergebnisprotokoll
Gedächnisprotokoll
Simultanprotokoll
Aufnahme- und Arbeitstechnik
Protokollrahmen
Sprachliche Gestaltung
Nachbereitung des Protokolls

Bildquellenverzeichnis
Fremdwörter und Fachbezeichnungen
Sachwortverzeichnis