Planung, Vorbereitung und Organisation eines Tages

Empfang

Der Empfang registriert zuerst alle anwesenden Teilnehmer.

Die Tagestermine sowie die Tagesaufgaben werden den Trainern nach Abgleich sofort zur Verfügung gestellt. Die Termine werden im Outlook gepflegt.

Kalender => Datei => Drucken => Tagesformat

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U n t e r s c h r i f t s m a p p e

Die Unterschriftsmappe wird mit Etiketten (rechts oben) versehen. (z. B. Anwesenheit, heute, Woche, Monat usw.)

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H ä n g e r e g i s t r a t u r

Die Hängeregistratur wird mit Schildern versehen. Dazu werden Etiketten auf die Schilder geklebt.

Es werden 31 Hängemappen mit 1 - 31 beschriftet. Eine Mappe ist für die Wiedervorlage eines Tages gedacht.

Es werden 12 Mappen mit 1 - 12 beschriftet. Eine Mappe ist für die Wiedervorlage des Monats gedacht.

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R o l l c o n t a i n e r

Eine Ordnung für den Rollcontainer ist vorzunehmen. Diese Ordnung ist auf alle weiteren Rollcontainer zu übertragen.

Im Rollcontainer befinden sich nur die Utensilien, die für diesen Arbeitsplatz zur Verfügung stehen. (z. B. Locher, Heftgerät, Stifte usw.)

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B r i e f k ö r b e

Auf jedem Arbeitsplatz befinden sich nur 2 Briefkörbe. Diese Briefkörbe sind mit “Eingang” sowie “Ausgang” beschriftet.

Jeder Mitarbeiter ist angehalten, Post, Aufgaben usw. für eine andere Abteilung, in den jeweiligen Eingangskorb zu legen.

Fertige Post, Aufgaben usw. kommen in den eigenen Ausgangskorb und werden bei nächster Gelegenheit weitergeleitet.

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P o s t

E i n g a n g s p o s t u n d A u s g a n g s p o s t

Für die Eingangspost und für die Ausgangspost wird ein Buch angelegt. Das Buch ist ein Schulheft im Format A4 und kariert.

Die Trainer werden über den gesamten Posteingang und Postausganginformiert.

Vor der Verteilung des Posteingangs in die Abteilungen findet eine Kontrolle statt. Es wird die Frage gestellt: Kann die Zuteilung ordnungsgemäß erfolgen?

Alle Dokumente werden gescannt und dem jeweiligen Auftrag digital zugeordnet.

Nachdem die Postverteilung erfolgt ist, werden die einzelnen Dokumente in den jeweiligen Abteilungen bearbeitet.

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W ö c h e n t l i c h e A r b e i t s a u f t r ä g e für jede Abteilung

Wöchentliche Arbeitsaufträge werden mündlich in einer Abteilungsbesprechung, schriftlich als Auftrag bzw. per E-Mail übermittelt.

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Für jeden Auftrag wird die Vorlage “Deckblatt -Aufträge” genutzt.

Am oberen Rand steht der Name des Auftrags.

Aus der Excel-Mappe “Aufträge” werden die Daten übernommen.

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Es existiert eine Excel-Mappe “Aufträge”

Die Spaltenüberschriften lauten: Auftragsnummer (fortlaufend) 20..001, 20..002 usw.; Thema; Kunde; Kundennummer; Tag der Annahme; Tag der Ausgabe; Hinweise usw.

Ein Auftragsblatt kommt in die Wiedervorlage (Hängeregistratur)

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Sind die Arbeitsaufträge erledigt?

In der Abschlussbesprechung am Ende des Tages wird diese Frage beantwortet.

D o k u m e n t a t i o n über die Tätigkeit

Dokumente werden als Anlage dem jeweiligen Auftrag in Dokumentfolien bzw. digital zugeordnet.
Hinweise zur Erledigung (vollständig oder teilweise) müssen gemacht werden.

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Möglicher Ablauf eines Tages

Mitarbeiterbesprechung

Die Mitarbeiterbesprechung findet mit der ganze Gruppe um 08:15 Uhr statt.
Hier werden Probleme und offene Arbeiten besprochen. Neue Projekte werden vorgestellt.

Danach trifft man sich zur Besprechung mit der einzelnen Abteilung.

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Tagesgeschäft - in den Abteilungen

Die bearbeiteten Geschäftsfälle werden mit dem Kürzel abgezeichnet.

Übergabeprotokoll

Zu jedem Auftrag gehören Übergabeprotokolle. Geleistete Arbeiten werden so dokumentiert und eine Kontinuität wird gewährleistet.

Abschlussbesprechung nach Abteilungen

Die Mitarbeiter tragen abteilungsweise die Abwicklung ihres Tagesgeschäftes vor.
Die ausgehende Post wird der Geschäftsleitung vorgelegt und kontrolliert.